Cuando los Gerentes se enfrentan a las responsabilidades de un nuevo cargo, grandes interrogantes pueden surgir: ¿Cómo manejó el presupuesto?, ¿Qué procesos se encuentran abiertos?, ¿Cuál es el estado de la contratación del área?, etc. Es posible que se presente pérdida y fuga de información relacionada con los contratos, cambios de los responsables del seguimiento y control, información incompleta, modificaciones, contratos u órdenes de servicio dispersos y sin trazabilidad, sin información de valores acumulados ni desembolsados; y cuando intervienen varias personas, este problema se multiplica, ya que dependen de la información y el estilo de control de terceros.
Por otro lado, se pueden presentar algunos problemas como; pagos de multas, contratos sin liquidar o con procesos de contratación poco claros o en definiciones legales y en el momento en el cual se presente una auditoria, se debe realizar un estudio casi forense para poder identificar a las personas que gestionaron y controlaron los contratos.
Es de gran importancia contar con indicadores de gestión que incluyan aquellos relacionados a los contratos, su manejo financiero, los ahorros obtenidos, su alineación con la política y los objetivos corporativos, así como las lecciones aprendidas, tiempos de gestión de las áreas, reportes y en general todo aquello que respalde el cumplimiento de las metas y conocer el detalle de cómo y dónde se están realizando las inversiones de la empresa, garantizando la calidad y el adecuado seguimiento y control, ya sea de los contratos, las órdenes de compra o servicios, garantizando la optimización los recursos asignados con el fin de apalancar el crecimiento de la empresa.
La mayoría de los Gerentes de Contratación busca lograr tranquilidad, saber que todo lo relacionado a sus contratos se encuentra controlado, que no se van a presentar multas o sanciones que puedan poner en riesgo a la empresa. Para ello la mejor práctica es la sistematización del proceso, en el cual se garantice el cumplimiento de las políticas corporativas, se analice el riesgo asociado, cuente con la trazabilidad, así como el seguimiento a la administración y ejecución de las tareas e hitos relacionados y verificando los procesos de modificación, terminación o liquidación; en concreto la implementación de un sistema de Gestión Integral de Contratos.
Por todo esto muchas empresas usan comforce®, el software más completo en la Gestión Integral de Contratos, ya que abarca todo el ciclo de vida de la contratación, genera alertas, alarmas e indicadores en relación a todos los aspectos involucrados en dicho proceso y los riesgos asociados. En general elimina todos los problemas que actualmente se viven y combaten de manera reactiva, muchas veces cuando es demasiado tarde.
Bibiana Figueroa Molina
Especialista en Gestión de Contratos – Gerente Desarrollo de Negocios
comforce® bfigueroa@comforce.co
