La correcta Gestión de Contratos (Contrato, orden de Compra, Orden de Servicio, Acuerdo, etc.) involucra: Análisis estratégico del negocio (enfocado a la optimización del presupuesto), Constante evaluación de Riesgos y Coordinación entre equipos de trabajo. Estos 3 puntos tienden a ser olvidados en el momento en que una organización toma la decisión de implementar un Sistema de Gestión de Contratos, ya que existe la tendencia de delegar estos proyectos a la Gerencia de Tecnología o Departamento de Sistemas, que normalmente se encargan del análisis y seguimiento técnico, pero no tienen los recursos (conocimiento, información, alcance) para garantizar el cumplimiento de los objetivos primordiales de todo Sistema de Gestión y Control de Contratos.
comforce® tiene como visión ser el mejor sistema Gestión de Contratos, mediante el cumplimiento de 4 objetivos interrelacionados y primordiales:
- Organización y Centralización de Información: Al centralizar toda la información de los contratos en todas sus etapas (estudio, socialización, asignación, ejecución, liquidación, etc.), se logra evitar omisiones, falta de visibilidad y pérdida de tiempo en la búsqueda de cualquier dato o documento.
Esto permite su organización efectiva y, en consecuencia, consolidar datos y generar nueva información que es imposible de obtener de otra manera. - Garantizar el Cumplimiento: Al tener cubierto el objetivo anterior, es posible garantizar el cumplimiento de la política corporativa y la ley aplicable. Esto incluye el manual y política de contratación, con todos las restricciones y requerimientos contractuales que se allí se establecen. En caso de que no exista, se puede ir creando paulatinamente estableciendo normas y controles en el sistema. De igual manera se hace seguimiento a las tareas responsabilidades de todos los involucrados en cualquier proceso contractual (Interventores, Auditores, Jefes de Compras, Jefes de área, Gerentes de Contrato, Abogados, proveedores, etc.)
- Automatización de Tareas: Al tener clara la hoja de ruta de todos los procesos contractuales, es posible sistematizar la mayor cantidad de tareas operativas, técnicas y repetitivas, con el correspondiente control, seguimiento y trazabilidad de las mismas. Logrando una mayor eficiencia operativa y optimizando todos los procesos involucrados, con el consecuente ahorro en tiempo y dinero que trae una mayor productividad.
- Lograr la mayor Confiabilidad: El resultado de operar de manera organizada y automatizada es la excelencia, lo que para los usuarios se traduce en tranquilidad. Con el sistema de Gestión de Contratos CoMForce se garantiza la continuidad del negocio de manera confiable, exacta y proactiva. Se pasa de corregir errores contractuales y pérdidas y problemas legales generados por omisiones, olvidos e información incompleta o inexacta, a disfrutar de una operación adecuada, con oportunidades de mejora en todo nivel, consolidando la relación con clientes y proveedores y optimizando la operación en general.
